Projektu pārvaldība strādājot attālināti: kā sekmīgi vadīt komandu

Nevienam nav noslēpums, ka pēdējos gados attālinātais darbs ir kļuvis arvien izplatītāks, un šādu darba modeli daudzi uzņēmumi ievieš visā pasaulē. Tā kā komandas pielāgojas šai maiņai, projektu vadītājiem ir uzdevums efektīvi vadīt savas komandas virtuālajā vidē, kontrolēt projektu plūsmu un darba izpildi, kā arī motivēt komandu, virzot to uz panākumiem un mērķiem. 

Mūsu projektu vadītāju komanda ir apkopojusi labākās metodes un svarīgākos stūrakmeņus, lai veiksmīgi vadītu komandu attālināti. Turpini lasīt, lai atklātu, kā mēs organizējam projektu vadības procesus, kā arī iepazītos ar mūsu pieejām un metodēm.

Saskaņā ar Forbes 2023. gada pētījumu, 12,7% pilnas slodzes darbinieku strādā no mājām, savukārt 28,2% strādā hibrīddarba modelī, apvienojot strādāšanu gan mājās, gan birojā. Tādā veidā tiek nodrošināta lielāka elastība un saglabāts fiziskās klātbūtnes elements darba vietā.

Populārākās nozares, kurās darbinieki strādā attālināti ir:

Informācijas tehnoloģijas
Mārketings
Grāmatvedība un finanses
Projektu vadība
HR un personāla atlase
Izglītība un apmācība
Klientu apkalpošana

Lielākā daļa attālināti strādājošo ir cilvēki vecumā no 24 līdz 35 gadiem. Šajā demogrāfiskajā grupā 39% darbinieku veic pilnas slodzes darbu attālināti, kamēr 25% izvēlas nepilnas slodzes iespējas. Šie dati liecina, ka gados jaunāki speciālisti augstu vērtē attālinātā darba priekšrocības, kā arī ir spējīgi pielāgoties dinamiskajām prasībām.

Ieteikumi efektīvai komandas vadīšanai

Komunikācija un ikdienas saziņa

Efektīva un regulāra komunikācija ir veiksmīgas projektu vadības stūrakmens, strādājot attālināti. Svarīgi ir izveidot tiešus saziņas kanālus, lai komanda būtu vienmēr vienota un informēta par aktuālajiem darbiem un notikumiem. Mēs savā darbā izmantojam dažādu rīku kombināciju, lai atvieglotu ikdienas saziņu un plānotu veicamos uzdevumus efektīvāk.  Piemēram, online zvaniem izmantojam Google Meet, ikdienas saziņai programmu Slack, savukārt projektu vadībai ClickUp.

Ļoti svarīgi ir organizēt arī regulāras komandas sanāksmes, lai pārliecinātos, ka visa komanda ir uz pareizā ceļa. Ieplāno regulārus zvanus, lai pārrunātu plānus un stratēģiju, izrunātu aktuālos uzdevumus, pārrunātu izdarīto un kopā vienotos par nākamajiem soļiem. 

Definē precīzus mērķus un vajadzības

Skaidri definēti mērķi un vajadzības ir svarīgs punkts attālinātam darbam komandā. Nodrošini savai komandai skaidru izpratni par projekta mērķiem, termiņiem un rezultātiem. Sadali lielos mērķus mazākos, pārvaldāmos uzdevumos, lai nodrošinātu skaidrību un virzību katram iesaistītajam darbiniekam, tas palīdzēs arī kontrolēt nepārtrauktu darbu plūsmu un virzību. Veicini atklātu un saprotamu dialogu, nesarežģījot sakāmo vai nemēģinot pārfrāzēt viens otru. 

Izmanto mūsdienīgus rīkus un platformas 

Attālinātā darba vidē, efektīvai projektu vadībai, ir svarīgi izmantot mūsdienīgus rīkus un platformas. Tādas platformas kā Trello, Asana vai ClickUp var atvieglot uzdevumu pārvaldību un materiālu koplietošanu. 

Mēģini aizvietot ikdienas rīkus ar digitāliem risinājumiem, piemēram,  Microsoft dokumentus un prezentācijas ar online Google produktiem (Google Documents, Google Sheet, Google Slide utt.), lai varētu ērti koplietot dokumentus ar komandu un viegli sekot līdzi dokumentu rediģēšanas procesam. 

Apdomā iespēju izmantot arī laika uzskaites rīkus, piemēram, tādus kā DeskTime vai TimeDoctor, lai fiksētu darbinieku produktivitāti, kā arī sekotu līdzi klientu rentabilitātei. Ar rīku palīdzību ērtāk varēsi izvērtēt, kur un kā labāk novirzīt darbinieku un laika resursus.

Seko līdzi tendencēm un rīku atjauninājumiem, lai padarītu savu ikdienu vieglāku, caurspīdīgāku un produktīvāku.

Veicini atbildības sajūtu un mudini strādāt patstāvīgi

Attālinātam darbam ir nepieciešama augsta līmeņa atbildības sajūta no visiem komandas locekļiem. Mudini savu komandu uzņemties atbildību par savu darbu un ikvienam būt atbildīgam par termiņu ievērošanu un rezultātu sasniegšanu. Dod ikvienam komandas dalībniekam iespēju patstāvīgi risināt problēmas un pieņemt lēmumus, lai veicinātu katra individuālo izaugsmi, pašmotivāciju un darba efektivitāti.

Vairo uzticēšanos

Savstarpēja uzticēšanās ir jebkuras veiksmīgas komandas pamats, un, uzticības veidošana, strādājot attālināti, prasa lielu piepūli. Lai veicinātu atklātas un godības attiecības, esi komandas līderis – rādi piemēru, demonstrējot uzticību saviem kolēģiem. Nebaidies dalīties arī ar savām kļūdām vai neveiksmēm, tādā veidā iedrošinot arī pārējos darbiniekus būt atklātiem – šis ļoti palīdzēs operatīvi un efektīvi atrisināt radušās problēmas vai neskaidros jautājumus.

Uzturi darba un privātās dzīves līdzsvaru

Strādāšana attālināti var izjaukt robežas starp darbu un personīgo dzīvi, izraisot izdegšanu un samazinot produktivitāti. Ja uzņēmumā darba laiks ir elastīgs, mēģini ieviest pamatnoteikumus, kas jāievēro visiem komandas darbiniekiem, lai veidotos dienas režīms un veidotos skaidra līnija starp darba laiku un privāto dzīvi. Piemēram, ievies komandas rīta zvanus vai nosaki konkrētas darba stundas, kad visiem komandas biedriem ir jābūt pieejamiem. 

Mudini komandas locekļus pēc vajadzības ieturēt pārtraukumus un uzlādēties ar enerģiju. Lai atjaunotu spēkus, var izmantojot dažādas metodes un nodarbes, piemēram, īsas pastaigas svaigā gaisā, stiepšanās vingrinājumi, dziļā elpošana, meditācija, sarunas ar ģimenes locekļiem vai draugiem, spēles ar mājdzivniekiem un veselīgas uzkodas u.t.t. 

Trenē pielāgošanās spēju un elastību 

Mūsdienu strauji mainīgajā uzņēmējdarbības vidē pielāgošanās spēja ir būtiska, lai veiksmīgi vadītu projektus attālināti. Esi gatavs jebkurā brīdī pielāgot stratēģiju un mainīt darba prioritātes. Ļoti būtiski ir mācēt veikli un operatīvi atrast risinājumu jebkurai situācijai un paredzēt vairākus gala iznākumus – tādā veidā maksimāli atbalstot savu komandu un radot drošības sajūtu, ka viss tiek kontrolēts. 

Veicini kopības sajūtu 

Strādājot attālināti, ir svarīgi pievērst uzmanību arī komandas savstarpējām attiecībām. Mēģini ieplānot kopīgas klātienes tikšanās, lai pārrunātu nozarē notiekošo, uzņēmumam aktuālus jautājumus vai jebkuru citu vēlamo tematu. Organizē arī regulārus saliedēšanās pasākumus un radošos vakarus, kur varat pavadīt laiku kopā brīvā formātā. 

Secinājumi

Noslēgumā jāsaka – vienas īstas veiksmes formulas nav, bet ievērojot šos dažus principus jebkuram projektu vai komandas vadītājam būs daudz vieglāk vadīt un motivēt komandu, kontrolēt projekta gaitu un darbu izpildi, kā arī veiksmīgi sasniegt komandas mērķus!