TOP komunikācijas padomi digitālā mārketinga projektu vadītājiem
Iesaka mūsu projektu vadītāja Anna Karolīna Šaule. Nevienam nav nosplēpums, ka projektu vadīšana, neatkarīgi no darbības jomas, ir izaicinošs un prasīgs darbs. Kā digitālā mārketinga projektu vadītāja Infinitum Agency darbojos jau gandrīz divus gadus un joprojām ik dienu atklāju jaunus “apvāršņus” un turpinu sevi profesionāli pilnveidot. Tieši tādēļ gribu padalīties ar TOP komunikācijas padomiem, ko esmu iemācījusies no savas personīgās pieredzes digitālā mārketinga aģentūrā.
No savas pieredzes varu teikt, ka digitālā mārketinga projektu vadīšana prasa ne tikai stratēģisku domāšanu un noteiktas tehnsikās zināšanas, bet arī izkoptas komunikācijas prasmes. Tieši efektīvai komunikācijai var būt izšķirošā loma starp konkrētā projekta izdošanos un neizdošanos.
Šajā bloga rakstā vēlos aplūkot dažus būtiskus komunikācijas padomus, kuri var palīdzēt ne tikai digitālā mārketinga projektu vadītājiem, bet arī citu darbības jomu aktīvistiem. Mans mērķis ir atgādināt to, ko ikdienas skrējienā bieži vien aizmirst, ka – komunikācijas atslēga slēpjas vienkāršībā. Un, jā, iespējams šo jau būsiet dzirdējuši iepriekš, bet draudzīgs atgādinājums nekad nenāk par ļaunu.
1. Skaidri definēti mērķi un sagaidāmie rezultāti
Noteikti šis nav nekas nedzirdēts un svešs. Laba komunikācija starp aģentūru un klientu sākas ar skaidru mērķu un sagaidāmo rezultātu definēšanu. Tas palīdz, ne tikai aģentūras komandai saprast, uz ko ir jātiecas bet arī, kāpēc klientam tas ir svarīgi. Šī ir tēma, kuru obligāti jāpārrunā ar klientu, pirms reklāmas kampaņu aktivitātēm.
Manā praksē mēs pirmkārt, ar klientu vienmēr izrunājam viņa mērķus un, kādi rezultāti tiek sagaidīti. Pēc tam ar komandu vienmēr pārrunājam klienta sagaidāmos rezultātus un precizējam tos, ja tas ir nepieciešams. Reizēm var gadīties, ka klients uzstāda nesasniedzamus mērķus, ko var ietekmēt gan kampaņu budžeti, gan pārstāvētās jomas specifika u.c. faktori. Tāpēc ir tik būtiski visu pārrunāt ar komandu, un sadarbībā ar klientu nonākt pie labākā risinājuma. Tādējādi mēs novēršam jebkādas neskaidrības turpmākajā sadarbības gaitā.
2. Regulāra klientu informēšana un atskaišu zvani
Digitālā mārketinga projektu vadītāja viens no galvenajiem uzdevumiem ir ne tikai sekot līdzi projekta izpildei, bet arī nodrošināt to, ka klients ir informēts par projekta virzību. Liela daļa no manas darba dienas paiet zvanos ar klientiem un e-pastu kalnos. Man ir svarīgi nodrošināt to, ka visi esam uz “vienas lapas”. Regulāra klientu informēšana par aktuālajiem darbiem palīdz identificēt problēmas jau to agrīnajā stadijā un, ja nepieciešams, tad ātri rast risinājumus. Vienmēr saku, ka no klientiem neko nenoslēpsi un to pat nav vērts darīt – klients novērtēs atvērtu, patiesu komunikāciju.
Mūsu aģentūrā standarta prakse ir ikmēneša atskaišu zvani ar klientiem, kuros izrunājam kampaņu rezultātus, paveiktos un turpmākos darbus. Zvanos pārrunāto detalizēti pierakstu un pēc zvana to nosūtu klientam, lai abas puses būtu par visu informētas. Ņemot vērā klientu un projektu specifiku, ir klienti, ar kuriem organizējam iknedēļas zvanus.
Protams, būtiski ir arī iekšējie komandas zvani, kuros īsi atskaitāmies par paveikto, apspriežam projekta progresu un turpmākos darbus. Šādi iekšējie komandas zvani kalpo par ļoti operatīvu reaģēšanas veidu uz jebkādām izmaiņām, kas ļauj mums nonākt pie labākajiem risinājumiem.
3. Pielāgošanās klientu un komandas komunikācijai
Mēs katrs esam dažādi un arī profesionālajā jomā tas ir ļoti labi redzams. Ir klienti un kolēģi, kuri priekšroku dod rakstiskajai komunikācijai, bet citiem tomēr labāk patiks lietas izrunāt klātienē vai zvanā. Arī savā sadarbībā ar klientiem un kolēģiem esmu atklājusi, kā ar kuru labāk komunicēt, lai darbi virzītos uz priekšu veiksmīgi un bez aizķeršanās. Šis ir svarīgs solis, kā veicināt efektīvu saziņu un samazinātu iespēju iezagties kādam pārpratumam.
4. Esi atvērts un pieejams
Projektu vadītājs tik tiešām savā darbā ir cilvēku cilvēks, jo mums ir jābūt pieejamiem gan klientam, gan arī saviem kolēģiem, lai viņi ar mūsu palīdzību varētu risināt jautājumus, kas radušies darba procesā.
Ja Tev nav iespējams pacelt telefonu konkrētajā brīdī vai uzreiz atbildēt uz kolēģa ziņu darba čatā, tas, ko Tu noteikti vari darīt, ir padot ziņu, kad būsi pieejams. Atvērtība no Tavas puses veicinās gan uzticību, gan sadarbību komunikācijāa ar klientu un Tavu komandu. Es vienmēr saku, ka digitālā mārketinga projektu vadītājs ir atbalsta cilvēks un saviem klientiem un kolēģiem vienmēr norādu, ka esmu pieejama, ja rodas kādi jautājumi, neskaidrības, radot drošu un atbalstošu darba vidi.
5. Saziņas rīku efektīva izmantošana
Mūsdienās tiek piedāvāts plašs klāsts ar dažādiem rīkiem, kas var būt labs palīgs efektīvai komunikācijai ar komandu. Lai nodrošinātu informācijas apmaiņu ar saviem kolēģiem, arī mēs izmantojam saziņas un darbu organizēšanas rīkus.
Ikdienas komunikācijā ar kolēģiem izmantojam Slack kā galveno saziņas rīku. Slack kanālos organizējam dažādus projektu aspektus, kas komandai ļauj ātri un efektīvi apmainīties ar informāciju. Uzdevumu nodošanā izmantojam Click-up rīku, kas ļauj detalizēti nodot uzdevumus un sekot līdzi to izpildei.
Arī komunikācijā ar dažiem klientiem esam pārgājuši no komunikācija epastā uz saziņu Slack vai Microsoft Teams, kas ir labi palīgi, lai visam varētu izsekot līdzi.
6. Esi pozitīvs un ar motivējošu attieksmi
Es, kā projektu vadītāja, no sirds novērtēju savu kolēģu darbu un viņu attieksmi pret veicamajiem uzdevumiem.
Motivējoša un pozitīva attieksme ir atslēga, lai uzturētu atbalstošu komandas garu un veicinātu pozitīvas attiecības ar kolēģiem. Ja rodas kādas grūtības, tad es būšu pirmā, kas metīsies kolēģim palīgos, jo darbs digitālā mārketinga aģentūrā ir darbs komandā, kur neviens netiek atstāts aiz borta.
Secinājumi
Kā jau minēju raksta sākumā, efektīva komunikācija ir pamats veiksmīgai projektu vadīšanai un sadarbībai ar klientiem, kā arī aģentūras kolēģiem. Daži no galvenajiem elementiem jeb, kā es tos gribētu dēvēt, pilāriem, kas palīdz projektu vadītājiem veidot stipru un produktīvu komandu, kā arī veidot labas attiecības ar klientiem, manuprāt ir:
- Skaidri un konkrēti mērķi;
- Regulāra komunikācija ar klientu un komandu;
- Izpratne par dažādiem komunikācijas stiliem;
- Atvērtība un pieejamība;
- Saziņas rīku efektīva izmantošana;
- Un, protams, pozitīva attieksme.
Komunikācijai tik tiešām nav jābūt tehniskai un sarežģītai, bet gan saprotamai visām pusēm. Ievērojot šos komunikācijas padomus, jūs varēsiet veiksmīgi un efektīvi vadīt savus digitālā mārketinga projektus. Lai izdodas!
